Vítej v seriálu #28tipubohema, kde Ti nasdílím 28 tipů pro tvůj lepší život i byznys. Začneme od podlahy – úklidem v Tvé hlavě.

Pořiď si druhý mozek – vybuduj si vlastní systém informací

Náš mozek slouží k přemýšlení, myšlení, nikoliv k pamatování si kvanta věcí. Efektivní přemýšlení však vyžaduje čistou hlavu, nezatíženou starostmi, povinnostmi, nesplněnými úkoly a dalšími záležitostmi.

Čistá hlava ti umožní zaměřit se pouze na aktuálně řešenou záležitost, bez neustálého vstupování jiných vyrušujících myšlenek na tvé povinnosti či věci, na které nechceš zapomenout.

Jak tohoto stavu docílit?

Vypiš se z toho. Pořiď si externí informační systém, ať již fyzický tj. papírový, nebo elektronický a zapiš si do něj veškeré záležitosti, které Tě napadnou, na které musíš myslet, které musíš řešit. Vyčisti si hlavu.

Zpočátku je to řehole – vypsat vše, na co zrovna myslíš nebo o čem přemýšlíš může trvat i několik hodin a můžeš popsat několik desítek stran. Už jen tento krok ti však přinese pocit odlehčení, že vše, co bylo v tvé hlavě nyní již nemůže být zapomenuto a můžeš do toho kdykoliv nahlédnout.

Za sebe než si vše zapisovat jen tak na papír a poté následně vše přepisovat do struktury, doporučuji rovnou použít jeden z informačních systémů, které tvým myšlenkám dodají kontext a řád.

Jaké nástroje použít?

Jak jsem zmínil, můžeš jít elektronickou či starou dobrou papírovou cestou. Obě mají své výhody i nevýhody, avšak nejdůležitější je, aby forma vyhovovala Tobě, Tvým návykům. Funkční bude pouze takový systém, který pro tebe bude intuitivní, přirozený a se kterým budeš rád pracovat.

Sám jsem prošel několika systémy, než jsem našel pro mne ideální. Cokoliv, do čeho se budeš nutit nebude fungovat dlouhodobě.

Odzkoušené papírové systémy

Jsi stará škola, nechceš řešit vybité baterie, máš zvyk si vše zapisovat na papír? Pak bych doporučil vybrat si papírový projektový diář…

Pilot Plus od Clever Minds – papírový diář, který ti umožní mít vše na jednom místě. Obsahuje standardní nedatované kalendárium (začít s tím tedy můžeš kdykoliv), týdenní karty úkolů a souhrny, měsíční přehledy a stránky pro definici dlouhodobých cílů.

Používal jsem jej v provedení XL jeden rok na kompletní správu úkolů. Dokáže pojmout hromadu věcí. Pro ty, kteří záležitostí neřeší tak moc, se prodává i v menším provedení, nebo i celkově pak méně robustnější Weekly Planner diář.

Doller – nedatovaný diář pro kreativce, který ti poskytuje hodně volnou ruku v tom, co a jak si v něm budeš vést. Lze koupit v několika provedeních a vždy ti poskytne nedatované kalendárium, měsíční přehled a prostor pro vyhodnocování.

Fajn věc pokud jsi vizuální typ a k poznámkám si rád kreslíš.

Odzkoušené online aplikace

Mám ale za to, že každý, kdo dlouhodobě řeší správu poznámek a úkolů, nakonec skončí u online řešení, které ti vždy oproti papíru poskytne obrovskou výhodu – rychlý přístup k informacím.

Cokoliv co sis kdy zapsal vyhledáš v řádu sekund díky fulltextovému vyhledávají, štítkům, složkám. Není potřeba se prodírat starými deníky v polici a hledat, kde sis kdy co zapsal.

Ticktick – za mne aktuálně používaný komplexní systém pro správu poznámek, úkolů, života. Zápis nových záležitostí do inboxu, vytváření seznamů úkolů, projektů, složek s projekty. Kalendář, štítkování, řazení úkolů dle priorit, projektů, data splnění. Chytré filtry, reporting a mnoho mnoho dalšího.

Trello – kanban systém „kartiček“ pro vizuálnější typy. Ideální pro ty, kteří jsou zvyklí si lepit štítky s úkoly na zeď, monitor, dveře apod.

Asana – komplexní systém pro projektové řízení, ideální pro týmy. Možno delegovat úkoly, týmové přehledy, apod..

Existuje nepřeberné množství dalších aplikací jako výborný a všestranný Notion, úkolovník Todoist,.. je to o tom, najít si systém, který ti bude vyhovovat.

Jak externí mozek udržovat?

Vybuduj si návyk – nos vždy u sebe notes, diář či appku v mobilu, díky které můžeš kdykoliv jednoduše přidat jakoukoliv myšlenku do svého systému. Nauč se zapisovat si vše, co tě napadne.

Zásadní je, aby svůj informační systém udržoval vždy aktuální, tedy ve stavu, kdy se na něj můžeš kdykoliv absolutně spolehnout. Systém, na který není spolehnutí, je zbytečný.

Údržbu systému, tedy třídění zapsaných informací, bys měl řešit průběžně. Každopádně si ale vyčleň ve svém kalendáři půl hodinku, hodinku týdně na týdenní ohlédnutí, při kterém uklidíš a rovnou si naplánuješ úkoly na příští týden.

Doporučené čtení k tématu

Mít vše hotovo: Umění produktivity bez stresu
Kniha, autor David Allen